Modul tradițional de a face contabilitate este înlocuit treptat de soluții digitale. Dosarele fizice și registrele groase au fost înlocuite treptat de aplicații în cloud, transmisii prin e-Factura și acces permanent la platforme precum SPV. Odată cu această transformare, apare și o nouă responsabilitate: protecția datelor contabile.
Contabilii gestionează unele dintre cele mai sensibile date ale unei firme – informații financiare, identificatori personali, conturi bancare, contracte și bilanțuri. Din păcate, mulți profesioniști din domeniu încă funcționează cu mentalitatea „mie nu mi se poate întâmpla”. Realitatea arată altfel: contabilii au devenit o țintă preferată pentru atacatorii cibernetici, tocmai pentru că intermediază date valoroase și, adesea, nu dispun de protecție adecvată.
Ce tipuri de date contabile sunt în pericol?
Contabilitatea implică o varietate de fișiere: balanțe, extrase de cont, registre de casă, facturi, contracte de muncă, CNP-uri, rapoarte de salarizare, fișe fiscale. Toate acestea intră în categoria datelor critice – adică, date a căror pierdere, modificare sau divulgare neautorizată poate provoca daune reale clientului și profesionistului.
Riscurile sunt diverse. Unele sunt aparent banale, cum ar fi ștergerea accidentală sau pierderea unui stick USB. Altele sunt mai grave, precum infectarea cu ransomware (care blochează toate fișierele până la plata unei sume) sau interceptarea comunicațiilor prin email pentru a modifica un IBAN de plată. Furtul laptopului, defectarea hard disk-ului sau sincronizarea greșită cu un serviciu cloud pot avea același efect: pierderea definitivă a datelor contabile.
Cum lucrează contabilii în prezent – și unde apar riscurile?
Majoritatea contabililor din România lucrează într-unul din cele trei moduri:
∴ 100% cloud – aplicațiile, facturile și documentele sunt gestionate prin platforme online, cu acces de oriunde.
∴ Model hibrid – o parte a muncii e online, dar fișierele sunt stocate și local, pe laptop sau calculator.
∴ Model tradițional – se lucrează în Excel, aplicații desktop și documente fizice, uneori fără back-up real.
Fiecare dintre aceste modele are puncte vulnerabile. De exemplu, contabilii care lucrează exclusiv online pot fi afectați dacă cineva le sparge parola de la email sau de la contul de cloud. Cei care lucrează local pot pierde totul dacă laptopul se strică și nu există backup extern. Cei tradiționali pot uita că un calculator cu Windows XP și fără antivirus este o invitație deschisă pentru atacatori.
În discuțiile avute cu un grup de contabili cele mai frecvente erori sunt:
∴ folosirea aceleiași parole peste tot;
∴ lipsa actualizărilor;
∴ stocarea documentelor importante pe desktop, fără backup;
∴ trimiterea fișierelor sensibile prin email, fără criptare sau parolă;
∴ sincronizarea fișierelor între laptop și cloud fără înțelegerea diferenței între backup și mirror.
Ce înseamnă să protejezi eficient datele contabile?
Unul dintre cele mai utile concepte în securitatea datelor este regula 3-2-1 a backupului. Concret:
∴ păstrează 3 copii ale fiecărui fișier important,
∴ pe 2 tipuri diferite de medii (de exemplu: laptop și hard extern),
∴ și asigură-te că 1 copie este stocată în afara biroului tău (cloud sau NAS extern).
Este important să înțelegi și diferența între sincronizare și backup. OneDrive, Google Drive sau Dropbox sincronizează fișierele – adică, dacă ștergi ceva din greșeală, se șterge peste tot. Backup-ul real presupune salvarea automată periodică a fișierelor, cu versiuni istorice, astfel încât să poți recupera o versiune anterioară.
Ce soluții practice poți folosi?
Nu ai nevoie de investiții uriașe. Cu instrumente potrivite, îți poți proteja eficient datele:
Backup local automatizat: un HDD extern cu software dedicat (Acronis, Cobian, Veeam pentru utilizatorii mai avansați).
Backup în cloud, dar configurat corect: folosește versiunea „Business” de la OneDrive sau Google Drive, care permite backup real și versionare.
Backup pentru aplicațiile contabile: verifică dacă aplicația ta (ex: Saga, SmartBill, WinMentor) oferă opțiuni de salvare automată pe servere externe.
Activează actualizările automate pentru Windows, antivirus și aplicațiile folosite zilnic. Un sistem neactualizat este o poartă deschisă pentru atacatori.
👉 Important este să alegi o soluție pe care o poți gestiona constant, nu doar una „bună pe hârtie” – protecția eficientă vine din folosire regulată, nu din complexitate.
Cum îți securizezi dispozitivele și accesul?
În primul rând, nu folosi parole ușor de ghicit. Dacă parola ta este 123456, parola2020 sau nume+data, ai o problemă reală.
Folosește un manager de parole precum LastPass, 1Password sau KeePass. Aceste aplicații îți generează și salvează parole lungi, unice, imposibil de spart.
Activează autentificarea în doi pași (2FA) peste tot unde se poate: email, SPV, aplicații de cloud, platforme de salarizare.
🔐 Parolele sunt bune, dar 2FA face diferența. Chiar dacă cineva îți află parola, fără codul de confirmare nu se poate autentifica.
Ce faci în caz de incident?
Oricât de atent ai fi, niciun sistem nu este infailibil. Tocmai de aceea, este esențial să ai un plan clar pentru situațiile de criză. Modul în care reacționezi în primele minute sau ore după un incident informatic poate face diferența între o recuperare rapidă și o pierdere majoră de date sau de încredere.
🖥️ Scenariul 1: Laptopul nu mai pornește sau sistemul se blochează complet
Dacă laptopul tău refuză să pornească sau afișează un ecran de eroare (ex: „operating system not found” sau „BitLocker recovery”), primul pas este să nu intri în panică și să nu forțezi reinstalarea Windows-ului. De cele mai multe ori, datele sunt încă acolo.
Dacă ai un backup extern recent, poți restaura sistemul pe alt dispozitiv sau după reparație. Dacă nu ai backup, ai nevoie de ajutor specializat în recuperare de date – nu încerca soluții de pe forumuri dacă nu ești sigur ce faci. Poți înrăutăți situația.
🔐 Scenariul 2: Primești un mesaj de tip ransomware
Acest tip de atac este unul dintre cele mai periculoase. Ți se afișează un mesaj de genul: „Fișierele tale au fost criptate. Plătește suma X în Bitcoin pentru deblocare.”
Nu plăti! Plata nu garantează recuperarea fișierelor, iar în unele cazuri, hackerii cer sume suplimentare după prima plată. În schimb:
∴ Deconectează imediat calculatorul de la internet și rețea.
∴ Notează toate mesajele afișate (fotografii, capturi de ecran).
∴ Contactează un expert în securitate informatică – ideal, un profesionist care a mai gestionat atacuri ransomware.
∴ Dacă ai backup, curăță complet sistemul și reinstalează doar după o scanare avansată.
Dacă ai și clienți afectați, este posibil să ai obligația de a notifica autoritățile conform GDPR (în termen de 72 de ore de la constatarea incidentului).
📤 Scenariul 3: Ai trimis din greșeală un document sensibil către persoana greșită
Pare banal, dar se întâmplă des. Un fișier cu date personale trimis din greșeală poate avea consecințe legale.
Ce poți face:
∴ Contactează imediat destinatarul și cere-i să șteargă fișierul (și să confirme asta în scris).
∴ Informează clientul sau persoana vizată.
∴ Evaluează dacă este cazul să notifici Autoritatea pentru Protecția Datelor (ANSPDCP), în funcție de gravitatea incidentului.
∴ Revizuiește modul în care trimiți documentele: poate fi momentul să treci la partajare securizată cu linkuri expirabile și parolă.
🧳 Scenariul 4: Ți s-a pierdut sau furat laptopul, telefonul sau stick-ul USB
Primul lucru pe care trebuie să-l verifici este dacă datele de pe dispozitiv erau criptate. Dacă da, riscul de acces neautorizat este foarte mic. Dacă nu, ai o problemă majoră.
Pașii recomandați:
∴ Schimbă imediat parolele de la toate conturile la care era logat dispozitivul (email, conturi cloud, softuri de contabilitate).
∴ Activează funcțiile de blocare sau ștergere de la distanță, dacă sunt disponibile (ex: Find My Device, Google Find My Phone).
∴ Notifică autoritățile dacă dispozitivul conține date personale aparținând altor persoane.
∴ Notifică și clienții afectați, dacă este cazul.
În toate aceste scenarii, cheia este pregătirea din timp. Un plan de reacție simplu, dar clar, te ajută să gestionezi situația fără panică. Nu trebuie să fii expert IT, dar trebuie să știi:
∴ cine te poate ajuta rapid;
∴ unde ai backupul;
∴ ce parole trebuie schimbate;
∴ ce date erau sensibile pe dispozitivul afectat.
💡 Ideal, păstrează o listă offline cu informații critice: contacte IT, parole master, pașii de urmat în caz de urgență. Nu te baza doar pe memorie.
Recomandări avansate pentru profesioniști
∴ Criptează arhivele trimise prin email cu parolă (ZIP sau PDF).
∴ Activează notificări automate pentru backupuri nereușite.
∴ Stabilește o politică de rotație a parolelor – schimbă-le cel puțin la 6 luni.
∴ Investește într-o sesiune anuală de instruire IT pentru personal.
🧩 Fluxuri de lucru recomandate
Contabili 100% cloud: Folosește autentificare 2FA, backup în cloud cu versionare și VPN pentru conexiuni din afara biroului.
Contabili hibrizi: Salvează fișierele pe un HDD extern zilnic, sincronizează în cloud doar folderele esențiale și verifică periodic integritatea backupului.
Contabili tradiționali: Fotografiază sau scanează documentele importante, salvează-le într-un sistem organizat și creează cel puțin un backup extern.
Checklist final
☑ Ai backup automat configurat?
☑ Ai activat 2FA peste tot?
☑ Ai antivirus activ și actualizat?
☑ Ai testat ultima restaurare din backup?
☑ Ai o listă de parole stocate securizat?
☑ Trimiți fișiere sensibile în mod criptat?
Dacă răspunsul e „nu” la oricare dintre aceste întrebări, e timpul să acționezi.
În contabilitate, protecția datelor nu mai este un „detaliu tehnic”. Este o componentă vitală a meseriei. Un contabil informat, organizat și atent este un contabil respectat și recomandat.
Securitatea cibernetică nu înseamnă să fii paranoic. Înseamnă să fii pregătit. 📊🔐
❤️ Ți-a fost util articolul?
Contribuie la dezvoltarea de noi ghiduri și resurse despre siguranța online. →
